Bạn đang cần dịch vụ khai báo hải quan và muốn tìm đối tác để phục vụ cho lô hàng xuất nhập khẩu? Hay bạn đang cân nhắc về việc có nên thuê dịch vụ ngoài thay vì tự làm?

Câu trả lời tùy thuộc vào tình huống thực tế của công ty bạn. Tôi sẽ phân tích cụ thể hơn như sau.

Nên tự làm hay thuê dịch vụ khai báo hải quan?

Thuê ngoài hay tự làm thủ tục thông quan đều có mặt tích cực. Trong một số trường hợp thì có lẽ bạn cũng không cần thuê dịch vụ ngoài, chẳng hạn:

• Công ty bạn chưa có ai biết làm, nhưng đang rất muốn tự làm để học hỏi (sau sẽ tự làm luôn). Trường hợp này thường xảy ra với những doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu lần đầu, chủ doanh nghiệp muốn học hỏi, và sẵn sàng trả “học phí” để làm quen.
• Công ty bạn có nhân viên đã quen với việc khai báo hải quan, và làm thủ tục thông quan cho hàng hóa. Thực tế thì nhiều công ty còn có nguyên cả 1 bộ phận chuyên trách, đương nhiên nên tự làm cho chủ động, và (có thể) tiết kiệm chi phí.

Còn nếu công ty bạn không có nhân sự chuyên trách làm thủ tục thường xuyên, và bạn cũng không muốn vất vả, hay phải trả “học phí” cho sự trải nghiệm trong lĩnh vực mới, thì tốt nhất là nên tìm đơn vị làm dịch vụ hải quan, để họ take care thay cho bạn. Như vậy đỡ phải nhức đầu!

Việc thuê đơn vị dịch vụ có một số lợi ích dễ thấy là:

• Họ có nhiều kinh nghiệm hơn, và (thường) chuyên nghiệp hơn, vì họ va chạm và làm thủ tục hàng ngày, có khi 1 ngày làm nhiều tờ khai hải quan. Trừ khi công ty bạn có lượng hàng xuất nhập khẩu thường xuyên, ít nhất phải là hàng tháng, thì bạn mới quen và ít mắc sai sót khi khai báo, và cập nhật kịp những quy định mới liên quan và cần thiết cho việc khai báo và làm thủ tục hải quan.
• Bạn có thể tiết kiệm chi phí hơn phương án phải “nuôi” một bộ phận (ít nhất là 1 người) để khai báo hải quan, khi không có nhiều lô hàng để phải làm thủ tục hàng ngày.
• Khi dùng dịch vụ, bạn có thể nhờ đơn vị dịch vụ tư vấn và cập nhật thêm những mảng khác liên quan: vận chuyển, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành… Thường thì đây cũng là dịch vụ kèm theo, có ích cho chủ hàng trong việc chuẩn bị phù hợp khi làm thủ tục thông quan.

Với những lợi ích đó, bạn có thể gửi yêu cầu báo giá dịch vụ…

Trong quá trình liên hệ trao đổi thông tin với công ty dịch vụ, thì một trong những tiêu chí quan trọng nhất là giá cả. Chắc chắn bạn sẽ muốn hỏi họ về…

Bảng báo giá dịch vụ khai báo hải quan

Việc hỏi xin báo giá cũng khá đơn giản, vì thông tin về các công ty dịch vụ hiện khá dễ tìm trên internet. Chỉ cần tra cứu, rồi nhấc máy điện thoại gọi, hoặc gửi mail là sẽ có phản hồi nhanh chóng.

Có điều khi bạn chưa báo đủ thông tin cần thiết, thì bên công ty dịch vụ cũng sẽ chỉ có thể báo giá chung chung thôi (theo khoảng giá, hoặc nhiều chi phí sẽ phát sinh theo thực tế).

Tôi cũng hay gặp trường hợp được hỏi báo giá như vậy, kiểu như:

• Công ty em muốn nhập 1 container hàng máy móc từ Trung Quốc về Việt Nam, thủ tục hải quan bao nhiêu tiền?
• Em nhập lô mỹ phẩm thì phí dịch vụ khai báo hải quan trọn gói là bao nhiêu?
• Tôi muốn xuất 40 tấn than củi đi Đài Loan thì giá dịch vụ thông quan trọn gói thế nào.
• V.v…

Khi đó tôi lại phải hỏi thêm thông tin mới có thể trả lời được. Lý do là vì phí dịch vụ phụ thuộc nhiều vào công việc phải thực hiện: số mục hàng tờ khai (5 mục thì khác với 50 mục), hàng có cần kiểm tra chất lượng không (kiểm tra = thêm chi phí), hàng qua cửa khẩu nào (giá dịch vụ ở Hải Phòng và Tp. Hồ Chí Minh khác nhau ít nhiều)…

Một số bạn chưa có đủ thông tin nhưng lại nhất định muốn hỏi chi phí dự kiến bao nhiêu. Tôi đoán là cần báo giá để báo cáo lãnh đạo, hay để lên phương án kinh doanh gì đó, chứ chưa thực sự có hàng. Ấy là còn chưa nói tới trường hợp người gọi điện hỏi là sinh viên đang muốn thu thập báo giá để phục vụ việc học tập nghiên cứu (cũng tốt thôi!)

Khi đó, thì tôi chỉ đưa ra khoảng giá dịch vụ khai báo hải quan với hàng thông thường, chẳng hạn từ 800k-1,2tr/container hoặc 1 lô hàng lẻ, lô hàng nhiều container thì phí cho 1 cont sẽ thấp hơn.

Thực ra với câu trả lời hơi chung chung như thế thì người hỏi không được hài lòng lắm. Nhưng quả tình, với lượng thông tin đầu vào hạn chế, thì khó có báo giá dịch vụ cụ thể và chính xác. Nhiều bạn còn muốn tìm dịch vụ hải quan giá rẻ nhưng không hiểu rõ về lô hàng của mình thì rất khó để tôi báo giá.

Vậy làm thế nào để hỏi được báo giá dịch vụ khai báo hải quan một cách đầy đủ, cụ thể, và đáng tin cậy?

Theo kinh nghiệm của tôi, khi bạn muốn hỏi báo giá thì nên chuẩn bị trước những thông tin cần thiết và cho người làm dịch vụ biết:

• Tên hàng, hoặc ít nhất cũng là nhóm mặt hàng, ví dụ: máy móc thiết bị, mỹ phẩm, thức ăn chăn nuôi…
• Lượng hàng dự kiến, chẳng hạn: 1,5 tấn (hàng lẻ đóng ghép container – LCL), hay 2×20’ (hàng nguyên container – FCL). Trường hợp lượng hàng nhiều (vd: vài trăm nghìn tấn), tôi sẽ biết ngay là nhiều khả năng bạn cần phương án vận chuyển bằng tàu hàng rời (hàng xá), thì có thể sẽ nói rõ luôn để đỡ mất thời gian của cả 2 bên.
• Hàng qua cửa khẩu nào, chẳng hạn: cảng Sài Gòn, cảng Hải Phòng, biên giới Lạng Sơn… Sở trường của các công ty có thể khác nhau, và cũng ít công ty nào có thể chuyên làm ở tất cả các cửa khẩu trên toàn quốc. Chẳng hạn như bên tôi chỉ chuyên làm đường biển, nên nếu bạn hỏi thủ tục cho hàng qua biên giới đường bộ là tôi có thể khéo léo từ chối luôn rồi.
• Địa điểm đóng/dỡ hàng tại Việt Nam, nếu cần thêm dịch vụ vận tải đường bộ thì cung cấp thông tin này để hỏi luôn chi phí trọn gói cho tiện.
• Thông tin khác nếu có (mã HS, giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng…): những thông tin này không nhất thiết phải có, nhưng nếu bạn biết thì sẽ giúp cho người làm dịch vụ ước tính chi phí đầy đủ, và như vậy báo giá cũng tin cậy hơn.

Trao đổi hết những chi tiết tôi vừa nêu trên thì cũng mất một vài phút, có bạn sẽ cho rằng như vậy là hơi dài dòng (muốn nhanh để còn thời gian hỏi bên khác báo giá nữa :)). Nhưng tôi cho rằng như thế là cần thiết, chúng ta đang trao đổi thông tin để tìm đối tác tiềm năng cơ mà. Tiết kiệm vài phút ban đầu thì liệu có đánh giá được đối tác không? Vậy nên bạn cứ vui vẻ nhé, chúng tôi làm dịch vụ cũng đang mất thời gian lắng nghe bạn nói đó thôi!

Về dịch vụ khai báo hải quan của chúng tôi, bạn có thể tham khảo một số thông tin sau:

• Gần 7 năm kinh nghiệm trực tiếp làm tờ khai hải quan cho khách hàng, với nhiều loại hàng xuất nhập khẩu, sẽ giúp làm hàng cho bạn được chủ động hơn.
• Hàng ngày va chạm với nghiệp vụ như lên tờ khai, chuẩn bị hồ sơ, làm thủ tục.
• Thường xuyên có người tại các chi cục hải quan  để theo dõi và làm thủ tục cho khách hàng, đảm bảo cập nhật tiến độ thường xuyên và xử lý tình huống phát sinh sớm, nhằm thông quan nhanh chóng.
• Tư vấn tận tình, hiệu quả cho khách hàng chưa có kinh nghiệm, giúp bạn yên tâm hơn khi hợp tác. Có thể thấy tôi chia sẻ thông trang web này được gần 10 năm, và được bạn đọc đánh giá cao với các chủ đề về thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu, logistics… Khi làm việc, bạn sẽ được tư vấn trực tiếp, với chất lượng và hiệu quả còn cao hơn